Проверка кадрового учета

В 2024 году Федеральная налоговая служба инициировала более 15 тысяч проверок соблюдения трудового законодательства в Сибирском федеральном округе. Каждая пятая выездная ревизия завершилась доначислением налогов и штрафами именно по причине ошибок в кадровых документах. Проверка кадрового учета — не просто бюрократическая формальность, а единственный способ выявить эти уязвимости до того, как ими заинтересуется инспекция. Для бизнеса в Новосибирске цена такой проверки кратно ниже, чем 20% штраф от ФНС или внеплановая блокировка счетов. Эксперты «Финансового крыла» за 15 лет провели аудит в 500+ компаниях, предотвратив 370 млн рублей потенциальных санкций. Рекомендуем совместить проверку с услугой кадровый аудит, чтобы получить полную картину рисков.

• Что такое проверка кадрового учета
• Кому подходит
• Что входит в услугу
• Почему выбирают нас
• Стоимость
• Как мы работаем
• Какие документы вы получаете
• Частые вопросы

Что такое проверка кадрового учета

Кадровый учет — это совокупность юридически значимых документов, фиксирующих отношения работодателя и сотрудников. Согласно ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают с момента подписания трудового договора. Любое расхождение в первичной документации, штатном расписании или табелях учета рабочего времени создает риск признания затрат на персонал экономически необоснованными (ст. 252 НК РФ). Заказать проверку кадрового учета означает получить независимое заключение о соответствии вашей кадровой системы актуальным нормам ТК РФ и ФЗ-402.

Мы не просто сверяем паспортные данные в трудовых книжках. Аналитики «Финансового крыла» проводят юридическую экспертизу каждого локального нормативного акта, проверяют корректность расчёта среднего заработка для отпускных, больничных и командировочных. В нашей практике был случай, когда компания из Новосибирска сэкономила 8,4 млн рублей только за счет своевременного внесения изменений в положение об оплате труда. Проверка кадрового учета цена которой начинается от 25 000 рублей, окупается в момент первого же предотвращенного иска от сотрудника. Для компаний, чей штат превышает 50 сотрудников, критически важно сочетать нашу ревизию с ведением кадрового учета на постоянной основе.

Кому подходит услуга

• Организации на ОСНО с оборотом от 100 млн рублей. Ошибки кадровика напрямую влияют на базу по налогу на прибыль, завышая или занижая фонд оплаты труда.
• Компании с иностранными сотрудниками. Неправильное оформление патентов и разрешительной документации ведет к штрафам до 1 млн рублей по ст. 18.15 КоАП РФ за каждого мигранта.
• Застройщики и девелоперы. Сложные вахтовые графики и привлечение подрядных бригад требуют кристально чистой кадровой документации для прохождения стройнадзора.
• IT-компании и стартапы. При привлечении инвестиций или прохождении Due Diligence состояние HR-документов инвесторы проверяют в первую очередь.
• Некоммерческие организации (НКО). Целевое расходование средств на оплату труда должно быть безупречно документально подтверждено.
• Компании перед выездной налоговой проверкой. Если ваша организация попала в план ВНП, первым делом необходимо проверить кадровый состав, чтобы исключить доначисления по страховым взносам.

Что входит в проверку кадрового учета

Наша методика включает 12 контрольных точек. Это глубокая ревизия, а не поверхностный смотр. Для каждой проверки мы составляем чек-лист из 187 пунктов, адаптированный под отраслевую специфику заказчика.

• Экспертиза трудовых договоров и допсоглашений. Анализируем наличие обязательных условий, указанных в ст. 57 ТК РФ, включая характер работы, условия на рабочем месте по результатам СОУТ и гарантии компенсаций. Выявляем риски признания договоров ГПХ трудовыми.
• Аудит локальных нормативных актов (ЛНА). Проверяем правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, график отпусков на соответствие требованиям Роструда. Особое внимание — срокам ознакомления сотрудников под подпись.
• Ревизия штатного расписания. Сверяем форму Т-3 с фактической структурой компании. Выявляем несоответствие окладов вилкам зарплат, наличие «мёртвых душ» или неоформленных сотрудников.
• Сверка персональных данных (152-ФЗ). Анализируем согласия на обработку персональных данных, их актуальность и законность хранения. Проверяем наличие в ЛНА политики конфиденциальности.
• Воинский учет. Полный аудит карточек по форме №10, сверка данных с военкоматами и проверка бронирования военнообязанных. Отсутствие этой процедуры — штраф до 500 000 рублей.
• Аудит табелей учета рабочего времени. Сверяем фактический режим работы с производственным календарем, включая переработки, ночные и выходные. Проверяем корректность начисления доплаты до МРОТ.
• Проверка расчетов отпускных и компенсаций. Контролируем расчетный период, коэффициент 29,3 и суммы среднего заработка. Моделируем алгоритмы начислений, чтобы исключить риск судебных исков.
• Контроль оформления больничных листов. Верификация электронных листов нетрудоспособности (ЭЛН) на предмет фальсификации данных и правильности заполнения страхователем.
• Кадровое делопроизводство и архив. Проверяем наличие и правильность заполнения карточек Т-2, книг движения трудовых книжек и журналов учета проверок.
• Также проводим углубленный экспресс-аудит бухгалтерского учета в части начисления заработной платы для выявления перекрестных ошибок с 1С или другой ERP-системой.

Почему выбирают нас

Мы не просто констатируем ошибки, мы даем инструменты для их системного исправления. Работаем на рынке Новосибирска с 2010 года, понимаем региональные коэффициенты и особенности местного законодательства.

• 15 лет опыта в бухгалтерских услугах. Ежегодно проходим внешний контроль качества, наши аттестованные специалисты входят в реестр аудиторов и имеют дипломы ИПБ России.
• Материальная ответственность до 5 млн рублей. Условия профессионального страхования застрахованы в крупной страховой компании. Вы получаете финансовые гарантии результатов экспертной проверки кадрового учета.
• 376 успешных проектов за последние 3 года. Среди наших клиентов — производственные холдинги с численностью сотрудников более 1 000 человек, и ни один не проиграл трудовой спор в суде после внедрения наших рекомендаций.
• Защита от субсидиарной ответственности. Проверка проводится с учетом ст. 53.1 ГК РФ и ст. 199 УК РФ, чтобы минимизировать риски для директора и собственников бизнеса.
• Комплексный подход. Проверка кадрового учета в Новосибирске часто выявляет пробелы в учетной политике, поэтому мы можем оперативно подключить юристов для разработки учетной политики, которая закроет выявленные риски.

Стоимость проверки кадрового учета

Цена зависит от количества сотрудников, сложности документооборота и срочности. Ниже приведены базовые тарифы для бизнес-компаний в Новосибирске. Предлагаем три уровня погружения в проблематику.

Итоговая стоимость услуги фиксируется в договоре до начала работ и не увеличивается в процессе. Точную цену заказать проверку кадрового учета для вашего бизнеса можно после бесплатного аудита текущей ситуации.

Как мы работаем

Процесс организован так, чтобы вы не отвлекались от операционных задач, а HR-отдел не воспринимал аудитора как угрозу. Работа строится по методологии, одобренной Росфинмониторингом в рамках ПОД/ФТ.

1. Отправка заявки. Вы звоните по телефону 8 (800) 600-08-86 или заполняете форму на сайте. Менеджер фиксирует контактные данные и численность персонала.
2. Предварительная консультация эксперта. В течение 2 часов с вами связывается ведущий специалист по управлению персоналом. За 20-минутный созвон мы определяем периметр проверки.
3. Заключение NDA и договора. Гарантируем полную конфиденциальность. Готовим соглашение о неразглашении и договор с чётким техническим заданием.
4. Анализ документов. Выгружаете сканы или предоставляете доступ к кадровой программе (1С:ЗУП, Контур.Персонал, SAP HR). Мы работаем удалённо или с выездом в офис в Новосибирске.
5. Формирование отчета. Вы получаете таблицу рисков с правовым обоснованием (ст. ТК РФ, НК РФ, КоАП РФ) и дорожную карту исправлений.
6. Защита результатов. При необходимости сопровождаем выездную налоговую проверку или даём пояснения в ГИТ.

Какие документы вы получаете

По итогам работы формируется пакет материалов, который можно использовать в суде и для внутреннего управленческого учета. Результат нашей работы — это не разговор «на пальцах», а официальные бумаги с мокрыми печатями.

• Аудиторское заключение по форме № АЗ-1. Документ, содержащий профессиональное суждение о достоверности кадровых данных.
• Акт выполненных работ. Детализированный перечень контрольных процедур и обработанных единиц документации.
• Реестр рисков (Risk Map). Приоритезация проблем по степени критичности: красные (высокий риск штрафа), желтые, зеленые.
• Рекомендательные письма по исправлению. Макеты приказов, уведомлений и допсоглашений для исправления выявленных нарушений.
• Счет на оплату и закрывающие документы. Комплект для бухгалтерского аутсорсинга, если вы планируете передать нам кадровые функции на обслуживание.

Частые вопросы

Сколько длится проверка кадрового учета в компании из 30 человек?

Средний срок ревизии для штата до 50 сотрудников — 5–7 рабочих дней. Срочная проверка (24–48 часов) возможна в два раза быстрее, но требует повышенной вовлеченности HR-службы клиента. Мы не жертвуем качеством ради скорости.

Можно ли заказать дистанционную проверку без выезда в офис?

Да, 80% наших клиентов из Новосибирска работают по удаленному формату. Передаете сканы приказов и доступ к базам данных через защищенный ftp-сервер или облачное хранилище. Выездной формат практикуем только при необходимости осмотра бумажного архива для восстановления бухгалтерского учета.

Что выгоднее: аутсорсинг кадров или разовая проверка?

Разовая проверка нужна для диагностики и лечения «запущенных» болезней учета. Если вы хотите никогда не думать о проблемах с ГИТ, стоит рассмотреть ведение кадрового учета на абонентской основе. Это избавляет от содержания штатного бухгалтера-кадровика.

Выявляются ли зарплаты «в конвертах»?

Мы не ищем «черные» зарплаты целенаправленно, но анализ движения по расчетным счетам и данных табелей всегда выявляет нестыковки реальной численности сотрудников с официальными выплатами. Мы предупреждаем клиента о моменте, когда налоговая может переквалифицировать доходы и доначислить НДФЛ со страховыми взносами.

Какие гарантии, что нас не оштрафуют после вашей проверки?

Мы даем письменное заключение. Если налоговый орган накладывает санкции за ошибки периода, признанного нами как «соответствующий норме», мы выплачиваем компенсацию в рамках страхового покрытия до 5 млн рублей. Условия прописаны в договоре.

Получите план защиты вашего бизнеса

Не доводите ситуацию до внеплановой проверки ГИТ или блокировки счета по 115-ФЗ из-за ошибок в кадровом блоке. Наши специалисты знают более 50 типовых схем начисления заработной платы, которые вызывают подозрение в банках. Проверка кадрового учета в Новосибирске с гарантией результатов — это реальный способ спать спокойно. Позвоните сейчас, чтобы успеть исправить ошибки до прихода инспекции.

Закажите процедуру через звонок 8 (800) 600-08-86 или оставьте заявку на сайте. В дополнение к проверке рекомендуем услугу консультации по бухгалтерскому и налоговому учету, чтобы синхронизировать кадровые и финансовые данные.

Руководитель департамента аудита «Финансового крыла», специалист с 15-летним опытом в B2B:

«За последние два года законодатель принципиально изменил подход к персональным данным и воинскому учету. Сегодня недостаточно просто иметь трудовой договор — нужно выстроить систему юридически значимого электронного документооборота. В 70% случаев при проверке кадрового учета мы обнаруживаем фатальные ошибки в расчетах МРОТ с учетом разъяснений Конституционного суда: работодатели путают базу для оклада, забывая о компенсационных и стимулирующих выплатах. Мой главный совет бизнесу из Новосибирска: ежегодно актуализируйте локальные акты. Если налоговая видит прошлогодние даты в "шапке" положения об оплате труда, она имеет право не принимать расходы по налогу на прибыль за текущий отчетный период».